Adatkezelési tájékoztató a Katona József Könyvtár, illetve a Magyar Könyvtárosok Egyesülete által az MKE 57. Vándorgyűléssel összefüggésben végzett adatkezelésről

1. Adatkezelő megnevezése és elérhetőségei

2. Adatkezelésre vonatkozó jogszabályok

A KJK adatkezelésére az alábbi jogszabályi rendelkezések vonatkoznak:

• a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló az Európai Parlament és a Tanács 2016. április 27- i (EU) 2016/679 rendelet (a továbbiakban: GDPR),
• az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény,
• a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvény,
• a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény.

3. Az adatkezelő által a Vándorgyűléssel összefüggésben végzett adatkezelések
   2026. június 24-27. között Kecskeméten kerül megrendezésre az 57. MKE Vándorgyűlés a KJK és az MKE közös szervezésében.

3.1 A regisztrációval összefüggő adatkezelés

3.1.1. Az adatkezelés célja: a Vándorgyűlésen résztvevők létszámának és személyének pontos meghatározása a Vándorgyűlés megszervezése és lebonyolítása céljából, valamint szükség esetén kapcsolatfelvétel a regisztrált résztvevőkkel.

3.1.2. Kezelt adatok köre:

• név;
• e-mail cím;
• cégnév (opcionális);
• telefonszám;
• MKE tagságra vonatkozó adatok (tag-e, igen válasz esetén: MKE tagsági száma);
• először vesz-e részt a jelentkező a Vándorgyűlésen;
• részvétel típusa (előadó [melyik szekció(k)ban], könyvtáros hallgató [melyik intézményben tanul], résztvevő, kísérő);
• a Vándorgyűlésen való részvétel napja(i);
• részt vesz-e a jelentkező a baráti találkozón;
• részt vesz-e a jelentkező a szombati kiránduláson (igen válasz esetén: a kiválasztott program);
• részt vesz-e a jelentkező a szekciókon (igen válasz esetén: mely szekció(k) iránt érdeklődik a jelentkező);
• kér-e a jelentkező szállást (igen válasz esetén: a kiválasztott éjszakák, a szoba típusa [egyágyas, kétágyas, háromágyas], a választott szobatárs(ak) neve és e-mail címe, választott szobatárs hiányában a jelentkező neme az azonos nemű szobatárs kiválasztásához);
• kér-e a jelentkező étkeztetést (igen válasz esetén: mely napokon kér étkeztetést, a választott étkezési típus(ok) [reggeli, ebéd, vacsora], kér-e alternatív étrendet [laktózmentes, gluténmentes, vegán].

3.1.3. Az adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont: az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez, valamint a 9. cikk (2) bekezdés a) pont.

3.1.4. Az adatkezelés időtartama: a Vándorgyűlés lebonyolításához szükséges időpontig. A Vándorgyűlés utolsó napját követően a nyilvántartott személyes adatokat anonimizáltan, kizárólag statisztikai célból használjuk fel.

3.1.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: a KJK, illetve az MKE illetékes munkatársai.

3.2. A díjbekérő és a számla kiállításával összefüggő adatkezelés

3.2.1. Az adatkezelés célja: a díjbekérő és a számla kiállítása.

3.2.2. Kezelt adatok köre: számlázási információk (magánszemély költségviselő esetén: név, cím).

3.2.3. Adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont: az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges.

3.2.4. Az adatkezelés időtartama: a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény szerinti 8 év.

3.2.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: a KJK, illetve az MKE illetékes munkatársai.

3.2.6. Adatfeldolgozó: a számlákat kiállító Katona József Könyvtár.

3.3. A Vándorgyűlésen készült tömegfelvételekkel összefüggő adatkezelés

3.3.1. Az adatkezelés célja: a Vándorgyűlésen készült fotók/videofelvételek felhasználása, nyilvánosságra hozatala a Vándorgyűlés további népszerűsítésére. A fotókat/videofelvételeket a KJK a Facebook (https://www.facebook.com/konyvtar.kecskemet), az Instagram (https://www.instagram.com/katonajozsefkonyvtar/), a YouTube (https://www.youtube.com/user/bacstudastar), valamint a TikTok (https://www.tiktok.com/@katonajozsefkonyvtar) és a Vándorgyűlés aktuális (https://mkevandorgyules.hu/) oldalán teheti közzé, az MKE pedig a saját weboldalán (https://mke.info.hu/mke/), a Könyvtárvilág Webmagazinban (https://mke.info.hu/mke/konyvtarvilag/), a Facebook oldalán (Magyar Könyvtárosok Egyesülete, https://www.facebook.com/magyarkonyvtarosokegyesulete), illetve a YouTube csatornáján (Magyar Könyvtárosok Egyesülete, https://www.youtube.com/channel/UCJ81GBo0wptHVgpHz2BFbTQ) teheti közzé.

3.3.2. Kezelt adatok köre: a Vándorgyűlésen készült fotók/videofelvételek.

3.3.3. Az adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont: az adatkezelés az adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges.

3.3.4. Az adatkezelés időtartama: archiválásig.

3.3.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: a KJK és az MKE illetékes munkatársai, valamint – közzététel után – a KJK és az MKE közösségi média felületeit látogatók.

3.4. A Vándorgyűlésen készült egyedi felvételekkel összefüggő adatkezelés

3.4.1. Az adatkezelés célja: a Vándorgyűlésen készült fotók/videofelvételek felhasználása, nyilvánosságra hozatala a Vándorgyűlés további népszerűsítésére. A fotókat/videofelvételeket a KJK a Facebook (https://www.facebook.com/konyvtar.kecskemet), az Instagram (https://www.instagram.com/katonajozsefkonyvtar), a YouTube (https://www.youtube.com/user/bacstudastar), valamint a TikTok (https://www.tiktok.com/@katonajozsefkonyvtar) és a Vándorgyűlés aktuális (https://mkevandorgyules.hu/) oldalán teheti közzé, az MKE pedig a saját weboldalán (https://mke.info.hu/mke/), a Könyvtárvilág Webmagazinban (https://mke.info.hu/mke/konyvtarvilag/), a Facebook oldalán (Magyar Könyvtárosok Egyesülete, https://www.facebook.com/magyarkonyvtarosokegyesulete), illetve a YouTube csatornáján (Magyar Könyvtárosok Egyesülete, https://www.youtube.com/channel/UCJ81GBo0wptHVgpHz2BFbTQ) teheti közzé. A Vándorgyűlésről összefoglaló jellegű cikket jelentethet meg a KJK, valamint az MKE a Vándorgyűlés további népszerűsítése céljából (a cikkben szerepelhet: a Vándorgyűlésen részt vett személyek neve, foglalkozása, munkahelye; előadásaik/felszólalásaik címe, tartalma, valamint a Vándorgyűlésen készült fényképek/videofelvételek).

3.4.2. Kezelt adatok köre: a Vándorgyűlésen készült fotók/videofelvételek.

3.4.3. Az adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont: az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez.

3.4.4. Az adatkezelés időtartama: a hozzájárulás visszavonásáig (a visszavonás nem érinti a visszavonást megelőző adatkezelés jogszerűségét), de legkésőbb archiválásig.

3.4.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: a KJK és az MKE illetékes munkatársai, valamint – közzététel után – a KJK és az MKE közösségi média felületeit látogatók. Az összefoglaló jellegű cikkhez szükséges információk vonatkozásában a KJK megbízott munkatársai, illetve az MKE cikkírással megbízott munkatársai.

4. Adatbiztonság

Az Adatkezelők kötelezik magukat, hogy gondoskodnak az adatok biztonságáról, megteszik továbbá azokat a technikai intézkedéseket, amelyek biztosítják, hogy a felvett, tárolt, illetve kezelt adatok védettek legyenek, illetőleg mindent megtesznek annak érdekében, hogy megakadályozzák azok megsemmisülését, jogosulatlan felhasználását és jogosulatlan megváltoztatását. Kötelezik magukat arra is, hogy minden olyan harmadik felet, akiknek az adatokat esetlegesen továbbítják vagy átadják, ugyancsak felhívják ez irányú kötelezettségeinek teljesítésére.

5. Az Ön jogai és a joggyakorlásra vonatokozó szabályok

5.1. Tájékoztatáshoz való jog

A GDPR 15. cikk (1) bekezdésének megfelelően, Ön tájékoztatást kérhet az Adatkezelők által kezelt személyes adatokról. Ebben az esetben Adatkezelők az Ön által megjelölt elérhetőségére (e-mail cím, levelezési cím) továbbítják az alábbi információkat:

• milyen személyes adatokat kezelünk Önről;
• milyen adatkezelési célokból;
• kiknek továbbítjuk a személyes adatokat;
• az adatkezelés időtartama, illetve ezen időtartam meghatározásának szempontjai;
• Önt adatkezeléssel összefüggésben megillető jogokról;
• a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak címzett panasz benyújtásának jogáról.

5.2. Másolat kéréséhez való jog

A GDPR 15. cikk (3)-(4) bekezdése alapján Ön másolatot kérhet az Adatkezelők által kezelt személyes adatokról. Ebben az esetben az Adatkezelők az Ön által megjelölt elérhetőségére (email cím, levelezési cím) továbbítják azokat a személyes adatokat, amelyeket Önről kezelnek.

5.3. Helyesbítéshez való jog

A GDPR 16. cikkének megfelelően, kérelmére az Ön kérésének megfelelően módosítjuk, pontosítjuk a személyes adatát.

5.4. Törléshez való jog

A GDPR 17. cikk (1) bekezdésével összhangban Ön kérheti, hogy töröljük a nyilvánosságra hozott személyes adatokat.

5.5. Korlátozáshoz való jog

Ön kérheti az adatkezelés korlátozását az alábbi esetekben:

• ha vitatja a személyes adatok pontosságát, akkor addig korlátozzuk az adatkezelést, amíg Adatkezelők ellenőrzik a személyes adatok pontosságát;
• az adatkezelés jogellenes, és Ön ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
• Adatkezelőknek már nincs szüksége a személyes adatokra, de Ön igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
• amennyiben a tiltakozás jogát gyakorolja, akkor arra az időtartamra korlátozzuk az adatkezelést, amíg a kérelmének jogszerűségét megvizsgáljuk.

Az adatkezelés korlátozására irányuló kérelem esetében azt is meg kell jelölni, hogy melyik okból kéri a korlátozást.

Adatkezelők az adatkezelés korlátozására irányuló kérelmét úgy teljesítik, hogy a személyes adatokat minden más személyes adattól elkülönítetten tárolják. Így például elektronikus adatállományok esetében külső adathordozóra kimentik, a papír alapú iratokat pedig külön mappában tárolják.

5.6. Tiltakozáshoz való jog

Ön jogosult arra, hogy tiltakozzon a GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) és f) pontjai szerint végzett adatkezelés ellen. Ebben az esetben Adatkezelők megvizsgálják az Ön vonatkozásában az adatkezelését, és amennyiben megalapozottnak találják a kérelmét, törlik a személyes adatait. A vizsgálatunkról Önt mindenképp tájékoztatni fogjuk.

5.7. A joggyakorlás közös szabályai

Érintett adatkezeléssel kapcsolatos megkereséseit Adatkezelők megállapodása alapján bármelyik Adatkezelőhöz benyújthatja jelen tájékoztató 1. pontjában megadott elérhetőségeken.

Adatkezelők a kérelmét legfeljebb egy hónapon belül teljesítik, amely legfeljebb két hónappal meghosszabbítható.

A kérelem megtagadása esetén Adatkezelők a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatják Önt a megtagadás indokairól, valamint arról, hogy panaszt nyújthat be a Hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával.

Adatkezelők fenntartják maguknak azt a jogot, hogy ha megalapozott kétségeik vannak a kérelmet benyújtó személy kilétét illetően, akkor az érintett személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információk nyújtását kérjék. Ilyen esetnek tekinthető különösen az, ha az érintett a másolat kéréséhez való jogával él, amely esetben indokolt, hogy az Adatkezelők meggyőződjenek arról, hogy a kérelem a jogosult személytől származik.

6. Az Ön jogérvényesítési lehetőségei

Amennyiben az Ön megítélése szerint Adatkezelők adatkezelése nem felel meg a jogszabályi követelményeknek, akkor a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.; Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.; e-mail cím: ugyfelszolgalat@naih.hu) eljárását kezdeményezheti, illetve bírósághoz fordulhat.

Kérjük, hogy mielőtt a felügyeleti hatósághoz vagy bírósághoz fordulna panaszával –egyeztetés és a felmerült probléma minél gyorsabb megoldása érdekében – keresse meg közvetlenül a Katona József Könyvtárat (postacím: 6001 Kecskemét, Pf. 127., e-mail cím: kjmk@kjmk.hu), vagy a KJK adatvédelmi felelősét (e-mail cím: lukacs.maria@kjmk.hu), vagy a Magyar Könyvtárosok Egyesületét (1014 Budapest, Szent György tér. 4-6., e-mail cím: mke@oszk.hu).

Kecskemét, 2025. április 10.